Dự phòng không phải bi quan. Nó là cách để khi có trục trặc thì đã biết làm gì, thay vì phải nghĩ trong lúc đang rối.
Kỹ thuật hình dung thất bại trước
Đây là kỹ thuật đơn giản mà hiệu quả bất ngờ, và nó khắc phục một hạn chế thật của cách hỏi thông thường.
Hỏi "kế hoạch này có rủi ro gì không" thường nhận được câu trả lời hời hợt — vì hỏi như vậy nghe như đang nghi ngờ, và ai cũng có xu hướng bảo vệ kế hoạch mình vừa góp công.
Thay bằng cách hỏi khác: "Giả sử một năm nữa, việc này đã thất bại hoàn toàn. Chuyện gì đã xảy ra?"
Cách đặt câu hỏi này bỏ qua bước tranh cãi về khả năng thất bại và đi thẳng vào nguyên nhân. Nó cũng cho phép người trong nhóm nói ra lo lắng mà không mang tiếng là người cản trở.
Làm trong ba mươi phút với vài người liên quan, thường ra một danh sách đáng ngạc nhiên về độ cụ thể.
Xếp thứ tự rủi ro
Sau khi có danh sách, không xử lý tất cả. Xếp theo hai trục:
- Khả năng xảy ra — cao hay thấp.
- Mức thiệt hại nếu xảy ra — chịu được hay không chịu được.
Từ đó:
- Khả năng cao, thiệt hại lớn → phải có phương án cụ thể, viết ra.
- Khả năng thấp, thiệt hại lớn → không cần kế hoạch chi tiết nhưng cần một cách hạn chế thiệt hại — bảo hiểm, chia nhỏ, đặt trần.
- Khả năng cao, thiệt hại nhỏ → chấp nhận và chuẩn bị sẵn cách xử lý nhanh.
- Khả năng thấp, thiệt hại nhỏ → bỏ qua. Đây là nhóm đông nhất và cũng là nhóm tốn công vô ích nếu cố xử lý hết.
Điểm dừng định sẵn
Đây là phần dự phòng quan trọng nhất và ít người làm nhất.
Trước khi bắt đầu, định sẵn điều kiện để dừng lại: đến mốc thời gian nào, tiêu quá bao nhiêu, hoặc chỉ số nào không đạt thì dừng.
Lý do phải định trước: khi đã đầu tư nhiều công sức và tiền bạc, con người có xu hướng tiếp tục để "khỏi phí" phần đã bỏ ra. Nhưng phần đã bỏ ra thì không lấy lại được dù có tiếp tục hay không — nó không nên tham gia vào quyết định.
Định điểm dừng từ lúc còn tỉnh táo là cách duy nhất chống lại xu hướng đó một cách đáng tin.
Dự phòng mà không tê liệt
Có một thái cực ngược cần tránh: lo xa tới mức không bắt đầu được gì.
Ba nguyên tắc giữ cân bằng:
- Chỉ lập phương án chi tiết cho nhóm rủi ro lớn. Các nhóm khác chỉ cần một dòng ghi nhận.
- Phương án dự phòng phải ngắn — nếu xảy ra X thì làm Y, ai làm, gọi cho ai. Một trang là đủ.
- Đặt hạn cho việc chuẩn bị. Dành một buổi rà rủi ro rồi bắt đầu, thay vì rà mãi.
Việc dễ nhất và có ích nhất
Nếu chỉ làm được một việc, hãy làm việc này: viết ra ba dấu hiệu sớm cho biết mọi thứ đang đi chệch.
Ba dấu hiệu đó, nếu chọn đúng, cho phép phát hiện vấn đề khi còn xoay được — sớm hơn nhiều so với lúc hậu quả đã hiện ra. Và chúng dễ theo dõi hơn hẳn một bản kế hoạch dự phòng dày mà không ai mở lại.